+7(499)495-49-41

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Содержание

Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2018 году

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2016 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

  • перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
  • перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
  • указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

Несмотря на существенную разницу в условиях труда на производствах и в разнообразных учреждениях, профстандарт является своеобразным средним знаменателем, по которому определяется количество и качество выполняемых работ.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

  • Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
  • Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
  • Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
  • Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Четкость формулировок профессионального стандарта секретаря обусловлено спецификой его работы. От степени организованности работника, состоящего в данной должности, зависит упорядоченность всего рабочего дня учреждения.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации ой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

  1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
  2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
  3. Организованный сбор профессиональной информации.
  4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
  5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
  6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Секретарь руководителя не должен быть просто статистом, принимая корпоративную или производственную информацию. Он должен проводить анализ поступаемых сведений от коллег, руководителей подразделений, клиентов, рядовых сотрудников.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

Административная поддержка руководителя

Кроме того, функциональной обязанностью секретаря является административная поддержка руководителя. То есть, руководитель имеет право затребовать рабочую документацию за любой истекший период и провести параллели с сегодняшним днем.

Задача секретаря в этом случае — обеспечить администрирование без задержек. Он должен выполнить принятые руководителем решения, будь то кадровый или производственный вопрос.

При этом профстандарт секретаря предписывает не только исполнение решений руководителя, но и обеспечивает своевременный контроль над исполнением этих поручений. Это возможно только при владении определенными методами классификации и хранения информации.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

Так, самая распространенная и наиболее часто выполняемая организаторская функция предполагает работу с посетителями. Это могут быть клиенты, записанные заранее на прием к руководителю или потенциальные партнеры компании. Секретарь должен обеспечить комфортные условия ожидания в приемной, проявляя максимальную вежливость и доброжелательность.

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

Среди всех обязанностей секретаря профессиональный стандарт особое отношение уделяет координационным мероприятиям. Они включают в себя:

  • Фиксацию перемещения сотрудников. По индивидуальному распоряжению руководителя секретарь может вести учет временных потерь персоналом (отметка о своевременности прихода на работу, о простоях). Данные сведения вносятся в специальный журнал перемещений.
  • Координацию перемещений курьеров и водителей. В этом отношении особенно важно соблюдение документального подтверждения перемещения данных категорий сотрудников.
  • Формирование графиков разъездов и их маршрутов.

Осуществление коммуникаций также является частью административной поддержки руководителя. От своевременного приема телефонных звонков зависит полноценное функционирование офиса. Секретарь должен не просто фиксировать каждый звонок, но распределять их адресатам.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики. Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.

От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Какое образование должно быть у секретаря руководителя

Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.

Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.

Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор.

Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

  • для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
  • административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

  1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
  2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
  3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
  4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта. В этом случае расширенный круг обязанностей предусматривает особую оплату и особые квалификационные требования.

На практике градация должностей оптимизирует составление штатного расписания. Работа с кадрами, ориентированная на профстандарт, принимает логическую завершенность. Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2016 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Следует отметить, что использование профстандарта — это кратчайший путь к составлению объективной картины соответствия работников занимаемой должности. Унифицированные требования позволяют классифицировать производственную ситуацию, отталкиваясь от положений стандарта.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/profstandart-sekretarya.html

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Делопроизводство представляет отдельный участок профессионального дела. От его качественной организованности во многом имеет зависимость общий порядок в пределах организации. В настоящее время трудно представить себе деятельность среднестатистической организации без сопутствующих документов.

Грамотная работа с бумагами способствует улучшению документационного обеспечения управленческого звена и подчиненных. 6 мая 2015 г. правительственным аппаратом России на основании Приказа №276Н произошло принятие профессионального стандарта для этой должности.

Профстандарт представляет объемную и масштабную характеристику квалификационного уровня, а также определение знаний, умений на практике, навыков, нужных работнику в целях осуществления определенной деятельности.

С середины 2016 г. действовать стал Федеральный закон от 02.05.2015 №122 ФЗ, в соответствии с которым обязательным стало применение профессиональных стандартов. Теперь они обязательны не только для бюджетных структур, но и для коммерческих организаций.

С помощью использования в своей практической работе профстандарт работодатели могут:

  • повышать показатели производительности труда и постоянно улучшать его качественные критерии, а также уровень произведенной продукции, работ, услуг;
  • повышать конкурентоспособность на действующем рынке;
  • минимизировать расходы на подбор кадров и осуществление обучения в пределах корпорации в связи с обладанием сотрудниками определенным набором знаний и навыков.

Если говорить о работниках, то с помощью разработанного документа они наделяются следующими правами:

  • определение умений, знаний, которые требуются для овладения конкретной профессией;
  • оценка потребностей и имеющихся возможностей в рамках проф. подготовки;
  • определение и реализация путей для дальнейшего карьерного продвижения;
  • повышение собственного уровня мобильности в рамках нац. экономики и даже за ее пределами.

Кто такой и чем занимается

Профессия делопроизводителя достаточно стара и востребована. Он занимается работой, связанной с ведением документооборота организации. Ежедневно через руки этого специалиста проходит огромное количество бумаг, которые нуждаются в качественном анализе, детальной обработке, отправке по тому или иному адресу.

В ряде организаций данная должность может подразумевать выполнение задач офисного менеджера, секретаря. Порой на делопроизводителя возлагаются обязательства по исполнению личных нужд руководства, совершению звонков, работе с клиентурой, ведению корреспондентских направлений.

Эта профессия является актуальной и перспективной преимущественно для крупных организаций, поскольку именно в них работают и функционируют серьезные сервисы секретариата. Сотрудники в области делопроизводства – ценность любой крупной организации, архива, учреждения культурного типа, справочной службы.

В давнее время их опции исполнялись секретарями и писарями, и лишь по окончании прошлого века возникла эта профессия. Ведь в современном мире стало крайне много документов, так что даже в учебных заведениях появились факультеты, кафедры, курсы, которые готовят этих профессионалов.

Должностные обязанности пребывают в непосредственной зависимости от сферы деятельности и масштаба развития организации. Если говорить о базовых функциях, они заключаются в следующих моментах:

  • ведение дел, связанных с документооборотом организации;
  • регистрация и обработка в корреспондентских нюансах;
  • ведение переговоров по телефону, общение с клиентами;
  • контроль своевременности исполнения рабочих бумаг;
  • оформление архивной части;
  • владение базовыми положениями ЕГСД – Единой государственной системы делопроизводства.

В ряде организаций в перечень обязательств этого сотрудника входит перевод корреспонденции и документации между русским и английским языками.

Квалификационные требования

Вот основные требования к этому сотруднику:

  • наличие высшего образования в направлении экономики, документоведения, архивоведения;
  • умелое владение персональным компьютером, а также любой офисной техникой;
  • навыки взаимодействия с любыми видами и формами документации, связанные с оформлением, ведением реестров, архивированием;
  • умение общаться с клиентами;
  • наличие рабочего опыта на аналогичной или похожей должности, он должен составлять от 1 годового периода.

Помимо профессиональных умений, к делопроизводителю предъявляется требование по ряду личностных качеств:

  • внимательность;
  • усидчивость;
  • аккуратность;
  • коммуникабельность;
  • опрятность.

В ряде ситуаций предъявляется требование, связанное с обязательным знанием английского языка.

Прохождение обучения и заработная плата

Общая сумма получки, выдаваемой делопроизводителю, будет иметь зависимость от опыта работы и уровня квалификации. В основном в областном центре зарплата равняется от 15 000 до 50 000 рублей в большую сторону.

Немаловажную роль в формировании ЗП играет регион работы, масштабность развития организации-работодателя, специфика его работы. В среднем этот показатель равняется в 25 000 рублей.

Обучение может быть пройдено не только в процессе получения высшего образования. Ведь сегодня существует на рынке большое количество направлений краткосрочного обучения, длительность которого составляет от 1 недели до 1 года.

Таким образом, делопроизводитель – серьезная и ответственная профессия, требующая особого подхода к формированию квалификационного уровня и практических навыков. Работать в этой сфере должен человек, который не только является профессионалом, но и обладает необходимым набором личностных качеств.

Обучиться на делопроизводителя можно посредством нескольких проверенных способов.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/specialist-po-dokumentooborotu.html

Должностная инструкция делопроизводителя

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2018 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2018 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya

Что представляет собой профстандарт для делопроизводителя

Профессиональный стандарт делопроизводителя

С 1 июля 2016 года на территории РФ действуют новые профстандарты для делопроизводителей, секретарей и документоведов, действие которых подкреплено ФЗ №122 от 2.05.2015 г.

Для чего необходим профстандарт, и как его изменения затронут работников частных и государственных учреждений? Каким стандартам должен соответствовать делопроизводитель? Узнать ответы на эти и другие вопросы можно в данной статье.

Функции и обязанности делопроизводителей

Специалисты, работающие в сфере секретариата и ДОУ, делятся на несколько категорий в зависимости от того, какие обязанности они выполняют.

Делопроизводители должны соответствовать высокому уровню квалификации, поскольку они отвечают за документооборот в организации и контролируют поток документации.

Им необходимо грамотно организовать работу с бумагами, отвечать за их хранение и выполнять другие функции.

Обязанности, которые устанавливает профстандарт секретаря делопроизводителя, также включают в себя прием входящих и исходящих деловых писем и звонков, контроль над тем, как соблюдаются сроки согласования и подписания документов различного типа. В настоящее время в каждой организации внедрены специальные системы автоматизированного оборота, заметно упрощающие работу с бумагами.

Важно! Руководство любой компании имеет право самостоятельно менять описание функционала делопроизводителя с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. При этом за основу всегда берется государственный профессиональный стандарт.

Главной задачей любого делопроизводителя является контроль над документооборотом предприятия или его отдельного подразделения. Поскольку делопроизводство подразумевает преимущественно работу с бумагами, стоит отметить, что в штате крупной компании обычно работает несколько таких сотрудников. Перечень их обязанностей указывается в стандарте и подразумевает:

  • полноценную организацию работы с документами;
  • надлежащее хранение документов и создание архива;
  • формирование дел с учетом требований номенклатуры организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Список обязательных профстандартов

На любом предприятия стандартный перечень обязанностей секретаря начального уровня ограничивается организационными и информационными вопросами. Сюда входит прием и совершение звонков от лица компании, а также их переключение на необходимых адресатов, прием посетителей, а также ряд других функций, помогающих координировать деятельность отдельной организации.

Обязанности, возлагаемые на секретаря, могут различаться в зависимости от сферы предприятия. В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты. Профстандарт секретаря стандартной категории содержит следующие функции:

  1. Составление плана собственного рабочего времени.
  2. Организацию переговоров по телефону.
  3. Работу с посетителями.
  4. Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
  5. Контроль над исполнением текущих задач руководства.
  6. Работу с документацией.

Что такое профстандарт

Согласно статье 195.3, входящей в Трудовой кодекс, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты, в которых четко указываются требования к квалификации сотрудников, их обязанности и другие важные положения

Профессиональный стандарт делопроизводителя представляет собой комплексный документ, в котором перечислены основные и дополнительные требования, на основании которых составляется функционал обязанностей сотрудника предприятия. Он предназначен для секретарей различной категории, включая помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и работников, занимающихся ведением документооборота.

Понятие профстандарта является относительно новым и применяется в кадровой работе не так давно.

Стандарты такого плана разрабатываются ведущими экспертами в определенной профессиональной отрасли, утверждение готовых документов происходит на государственном уровне.

Сотрудник, занимающий определенную должность, должен иметь специальное образование и владеть необходимыми навыками, все это подробно описывается в стандарте.

Важно! В настоящее время профстандарты действуют вместе с положениями, указанными в квалификационных справочниках единого типа, но в дальнейшем смогут заменить их полностью.

Применение профстандартов делопроизводителя любой категории является обязательным для каждой организации, в том числе на предприятиях с различной формой собственности.

Они необходимы не только учреждениям муниципального типа, но и частным фирмам, с течение времени стало понятно, что наличие таких стандартов одинаково полезно как для руководителя, так и для сотрудника, поскольку помогает понять:

  • какие обязанности должен выполнять специалист с учетом своей должности и профессии;
  • условия, касающиеся уровня образования, навыков и опыта, соблюдение которых обязательно для сотрудника, претендующего на определенную должность;
  • как работодатель должен оценивать работу конкретного сотрудника.

Посмотрите видео по теме:

Профстандарты для помощника руководителя

Согласно принятой иерархии, секретари руководителей относятся к более высокой категории, поскольку должны выполнять расширенный круг обязанностей по сравнению со стандартным делопроизводителем и владеть широким перечнем знаний и навыков. Каждый личный помощник должен выполнять множество важных задач, он является «правой рукой» начальника, по этой причине профстандарт секретарь руководителя включает большое количество требований.

Важно! Согласно ТК РФ, от секретаря руководителя не требуется строгое соответствие установленным стандартам, поскольку большая их часть несет рекомендательную функцию. Каждый руководитель самостоятельно решает, нужно ли применять их на практике.

Сотрудник данной категории должен отвечать за организационные вопросы и деятельность руководителя компании, работать с документацией и представлять начальнику все необходимые документы в установленный срок, а также важную информацию, касающуюся предприятия. От секретаря руководителя требуется оказывать информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку по текущим вопросам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Решение о том, внедрять ли на практике профстандарт документовед или регламент для секретаря делопроизводителя, принимает глава компании, но для этого потребуется соблюсти определенный алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать специальную рабочую группу, которой будет поручена процедура внедрения профстандартов, а также отслеживание соблюдения всех правил.

Важно заранее согласовать штатное расписание компании с регламентом и определить, какие сотрудники должны осуществлять свою деятельность в соответствии с установленными стандартами. В случае необходимости руководитель имеет право попросить сотрудника сдать экзамен, позволяющий определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и владеет необходимыми навыками.

При обнаружении несоответствии сотруднику выдается направление на курсы повышения квалификации, также он может быть переведен на другую должность с учетом его профессиональных знаний и навыков. Секретарь должен владеть не только теоретическими знаниями, но и обладать хорошим практическим опытом, чтобы выполнять свою работу на должном уровне.

Является ли соблюдение регламента обязательным

Согласно информации, указанной в статье 57 ТК РФ, соблюдение профессиональных стандартов является обязательным только в той части, когда речь идет о названиях профессий или специальностей и требований, которые к ним предъявляются. В регламенте учитываются нормативные акты, контролирующие предоставление льгот или компенсаций сотрудникам, а также ограничения, касающихся определенных должностей.

В письме Минтруда РФ подчеркнуто, что обязанность применения профстандартов не является повсеместной и может носить преимущественно рекомендательный характер. Профессия секретаря не подразумевает предоставление льгот или ограничений, по этой причине главы бюджетных и частных предприятий не обязаны применять такие стандарты по отношению к своим сотрудникам этой категории.

Требования к секретарям, выполняющим простые функции, не являются слишком строгими. Им необходимо иметь оконченное среднее или средне-специальное образование и пройти специальные курсы подготовки. Когда речь заходит о должности помощника руководителя, претенденту на это место понадобится иметь диплом о высшем либо среднем профессиональном образовании.

Стаж претендента на должность секретаря также полностью зависит от функционала и обязанностей, которые будет выполнять сотрудник.

Если секретарь выполняет простые функции в небольшом подразделении, от него не требуется иметь стаж работы по специальности. Для помощника руководителя в этом случае требования также будут гораздо более строгими.

Несоответствие стандарту по данным важным пунктам может рассматриваться как нарушение.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097573-17-m7-profstandart-deloproizvoditelya

Профстандарт «Делопроизводитель»

Профессиональный стандарт делопроизводителя

Существует ли отдельный профстандарт «Делопроизводитель»? Как применять новую систему квалификаций при подборе персонала и составлении инструкций? Ответы на самые насущные вопросы и примеры правильного оформления локальных документов вы найдете в статье.

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел.

В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику.

Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

  • документовед;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем.

Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии.

Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение.

Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику.

Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников.

Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц.

Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание

Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:

  • общие сведения о профессии (специальности);
  • функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
  • характеристика обобщенных трудовых функций;
  • сведения о разработчиках.

Перечень трудовых функций и соответствующих им квалификационных уровней, предусмотренных профстандартом специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией, включает:

  Наименование трудовой функции

             Основные задачи

Уровень квалификации

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков, работа с посетителями

           3

Документационное обеспечение деятельности организации

Работа с документами, их текущее хранение и составление дел

           5

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя

Планирование рабочего времени, телефонные переговоры и прием визитеров, подготовка командировок и составление управленческой документации, информационное взаимодействие с подразделениями

           6

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Подготовка протокольных мероприятий и аналитических материалов, работа с посетителями и документами, организация исполнения решений руководства

           6

Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:

  • этики делового общения;
  • требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
  • функций, задач и структуры организации;
  • правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.

Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций

Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.

Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Составляя должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной.

Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.