+7(499)495-49-41

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени работников

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени работников – обязанность работодателя. Проверьте документ на наличие ошибок и устраните их.

Как выбрать форму для ведения табеля учета рабочего времени работников

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату. Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение табеля учета рабочего времени работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Читать статью

Скачайте документы по теме:

Форма №Т-13. Табель учета рабочего времени (бланк)
Скачать в .xls

Приказ о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени (бланк)
Скачать в .doc

Форма №Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (бланк)
Скачать в .xls
Скачать все файлы

Сведения, содержащиеся в электронном табеле, необходимо заверять. Поэтому заранее, до полного перехода на электронный учет, необходимо озаботиться оформлением электронных подписей ответственных лиц — руководителя структурного подразделения, сотрудника кадровой службы, табельщика.

Определите, какую форму табеля лучше вести в организации 

Коммерческие предприятия используют одну из типовых форм № Т-12, № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Или же разрабатывают форму документа самостоятельно, учитывая действующие законы. Бюджетные организации применяют форму 0504421 (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) позволяет одновременно проверять соблюдение режима рабочего времени, а также вести учет выплат.

Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом.

 Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда.

Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа. Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О.

, должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Справка

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

  1. наименование;
  2. дата составления документа;
  3. наименование компании или отдела;
  4. единицы измерения;
  5. должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421) – типовая форма, входящая в Перечень унифицированных форм первичных документов, которые были утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Применять ее обязаны:

  • органы местного самоуправления;
  • государственные органы;
  • органы управления внебюджетными государственными фондами;
  • государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени, чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени 

Как составить табель учета рабочего времени:

  • методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
  • методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке.

В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов.

Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях.

В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания).

При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Использование кодов: правила заполнения табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Что учитывается в табеле учета рабочего времени 

Сведения о работеКод
ЦифровойБуквенный
Длительность работы днем01Я
Продолжительность работы в выходные или нерабочие праздничные дни03В
Продолжительность работы ночью02Н
Длительность работы в выходные дни и нерабочие праздничные дни03РВ
Продолжительность сверхурочной работы04С
Служебная командировка сотрудника06К
Ежегодный оплачиваемый отпуск09ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск специалиста10ОД
Дополнительный отпуск по причине обучения с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с обучением11У
Отпуск по беременности и родам или отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка14Р
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им  возраста 3 лет15ОЖ
Отпуск без сохранения оклада, предоставленный по разрешению работодателя16ДО
Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законодательством РФ17ОЗ
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству19Б
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей23Г
Неявка по невыясненным причинам30НН

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

Ведение табеля учета рабочего времени на примере:

  • номер работника по порядку (1);
  • Ф.И.О, должность или специальность (2);
  • табельный номер (3).

В графах 4 и 6 предусмотрены строки, чтобы фиксировать ежедневные затраты времени за месяц на каждого сотрудника. В верхней строке ставьте код затрат времени на конкретную дату (4).

В нижней строке отражайте продолжительность отработанного или же неотработанного времени в часах или минутах (5). Если нужно, количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени можно увеличить.

В верхних строчках 5 и 7 проставьте количество отработанных дней (6), а в нижних строках – общее число часов, отработанных за половину месяца (7).

По итогам каждого месяца для сотрудника внесите суммарное количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Определите имеющиеся у работника сверхурочные часы (11). Порядок заполнения табеля учета рабочего времени нежелательно изменять, чтобы не допустить ошибок.

Ночные часы составляет время, которое приходилось на период с 22 часов вечера до 6 часов утра. Суммируйте их за  период и внесите в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, которые были отработаны в выходные или праздники, если на них выпал период работы (13).

В графе 14 укажите все неявки. В верхнюю строку напишите количество дней (14), в нижнюю – количество неотработанных часов (15). В графу 15 запишите код (16), а в графу 16 количество дней и часов неявки с указанием кода (17).

После чего табель подписывают: ответственное лицо за заполнение табеля (18), руководитель подразделения (19) и сотрудник кадровой службы (20). Имеющиеся сведения о наименовании должности каждого из них, личная подпись и расшифровка являются обязательными реквизитами.

Затем ответственное за ведение табеля лицо передает документ в бухгалтерию. На основании документа сотрудникам рассчитают и начислят зарплату.

Обратите особое внимание, что включать сотрудника в табель или исключать из документа нужно на основании бумаг по учету кадров. Это может быть приказ об увольнении, о приеме на работу, трудовой договор. Отметка о причинах отклонений от режима документально подтверждается.

Вносить ее можно на основании приказов, больничных листов, а также справок о выполнении государственных или же общественных обязанностей, предупреждений о простое и др. В табеле не должно быть никаких отметок о выполнении услуг по договорам гражданско-правового характера.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2017 не претерпели изменений, поэтому можно придерживаться ранее разработанных норм.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени и дополнительные коды

Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе.

Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение.

Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

Например, чтобы зафиксировать перерывы для кормления маленького ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ), их включают в рабочее время сотрудницы, а оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения можно использовать буквенный код «КР», который расшифровывается как кормление ребенка, а также цифровой код «37». В нижних строках нужно отражать продолжительность перерыва.

Закрепляем на практике: ведение табеля учета рабочего времени (образец) 

Скачайте бланк табеля по унифицированной форме № Т-12. Заполните его, используя ниже приведенные условия.

Сотрудник ПАО «Феникс» Коломеец А. В., разнорабочий, табельный номер 93, в период с первого июля 2016 года по двадцатое июля находился в основном оплачиваемом отпуске. Остальные дни без отклонений. Работает по графику по восемь часов в день установленные пять дней в неделю, с двумя выходными (СБ, ВС).

Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384346-tabel-ucheta-vremeni-rabotnikov-17-m10

Бланк табеля учета рабочего времени упрощенный

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.

), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Какие коды по видам оплаты труда можно применить в форме Т-12, узнайте по ссылке. Бланк Т-12 заполняется в 1 экземпляре. Ежедневные отметки о посещении сотрудниками работы вносятся в графы 4–6 документа. Есть 2 способа фиксации данных сведений:

  • с учетом как явок, так и пропусков работы по тем или иным причинам, а также иных событий (например, простоев);
  • с учетом только отклонений от стандартного графика работы (пропусков работы, простоев).

В обоих случаях в табель вносится 2 типа данных:

  • буквенный или цифровой код, отражающий, приходил ли сотрудник на работу и где он находился, если туда не приходил (например, был в отпуске, на больничном или в командировке);
  • количество часов, проведенных на работе.

Однако если человек отсутствовал на работе весь день, то код, отражающий пропуск работы, фиксируется в табеле без указания часов.

Бланк табеля рабочего времени упрощенный

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений.

Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку.
Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны.

Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок.

Табель учета рабочего времени

При составлении табеля по форме N Т-13:

  • при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
  • при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.

Как заполнять упрощенный бланк табеля рабочего времени

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: 8 (499) 703-15-47 — Москва8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта! Все консультации у юристов бесплатны. Табель – это унифицированная форма документа, где прописываются все сведения о рабочем периоде времени сотрудника. В нем указываются командировки, отпускные, прогулы и отсутствие на работе по болезни.

На основании предоставленных данных происходит оплата труда. Бланк заполняется ежедневно и подается в бухгалтерию 2 раза в месяц перед определением суммы аванса и для начисления оплаты сотруднику за выполненную работу. Следует учитывать: при проверке предприятия трудовая инспекция первым делом просит предоставить табель учета рабочего времени.

Табелирование ведется двумя унифицированными бланками: Т-12 либо Т-13.

Простой бланк табеля учета рабочего времени — образец-2018

Внимание Обозначение ставится то до момента выяснения причины, после – код причины;

  • если сотрудник предварительно согласовал неявку с руководством, то ставится значок «А»;
  • отпуск, предоставляемый в связи с учебой – «ОУ»;
  • количество фактически отработанных часов – «Ф».

Для ознакомления с полным вариантом обозначений, рекомендуем скачать простой бланк табеля учета рабочего времени на нашем ресурсе и пользоваться в своих целях. Есть также альтернативный подход к заполнению бланка. Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени допускает ведение записей без детализации.

В таких случаях перед фамилией сотрудника могут быть указаны всего два кода: норма рабочего дня и дни пропусков. Больничные здесь не отображаются. На практике такой метод не поощряется бухгалтерами, так как нехватка информации может породить ошибки при начислении заработной платы.

Как вести табель учета рабочего времени

Прописывается в верхней ячейке количество дней, а в нижней общее значение часов за месяц.

  • 15 – прописывается код неявки на работу.
  • 16 – вносятся дни и часы невыхода на работу по указанной причине.
  • 17 – прописывается число выходных и праздничных дней только те, в которые сотрудник не выходил на работу.

Это важно: если при заполнении формы учета остались чистые графы либо строки, их следует перечеркнуть. Под таблицей с левой стороны прописывается должность, Ф.И.О. и ставится подпись ответственного лица, который составлял табель.

Также документ подписывает руководитель и представитель отдела кадров.
Проставляется дата подписания бланка. Скачать бланк табеля рабочего времени Т-12 в формате Excel Вы можете здесь.

Нюансы при заполнении При табелировании могут возникнуть несколько нюансов при оформлении:

  1. Оформление при увольнении.

Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк

Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

  • «Я», «01» — работа в дневную смену;
  • «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
  • «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
  • «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
  • «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Табель учета рабочего времени – форма т-12, т-13

Важно В ручном методе табелирования применяют Т-12. Для автоматического подсчета используется форма Т-13. После подсчета документ подшивают к остальной годовой отчетности. По окончанию календарного года их сдают в архив на пять лет.
На вредном либо опасном производстве бланки хранятся до 75 лет.

Скорее всего, Вам пригодится информация о том, как и где можно пройти медкомиссию на работу. Упрощенный бланк В форме упрощенного табелирования есть дополнительный раздел, в котором прописывается заработная плата работника, начисленная на основании документа.
Бланк заполняется в единичном экземпляре.

Сведения в документ могут вноситься двумя методами:

  • фиксировать нахождение и отсутствие на рабочем месте;
  • фиксировать отклонение от установленного рабочего графика.

Два раза в месяц в графы с 1 – 17 и с 35 – 55 вносятся данные.

Табель учета рабочего времени (форма т-13, бланк)

В избранноеОтправить на почту Простой бланк табеля учета рабочего времени — унифицированная форма, подлежащая составлению и заверению сразу несколькими сотрудниками организации.

Каковы важнейшие нюансы работы с этим документом и где можно скачать его заполненный образец? Что представляет собой простой бланк учета рабочего времени и для чего он нужен? Нюансы заполнения формы Т-12 (простого бланка учета рабочего времени) Где можно скачать образец простого бланка учета рабочего времени? Итоги Что представляет собой простой бланк учета рабочего времени и для чего он нужен? В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирмы-работодатели должны осуществлять учет рабочего времени сотрудников. Детальнее о ст. 91 ТК РФ расскажет эта публикация.

Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики скачать бланк в формате Word, rtfскачать бланк в формате Excel, xlsскачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется для учета рабочего времени. Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

  • в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Источник: http://advocatus54.ru/blank-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-uproshhennyj/

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

 Бланк формы Т-12 (word)

 Заполненный образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (word)

 Пустой бланк формы Т-13

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтеррасчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНСинспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФССотработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекцииинспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстатасотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

инструкция по оформлению

Источник: https://2ann.ru/obrazec-zapolneniya-formy-t-12-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Базой для вычисления суммы заработной платы является объём часов, фактически отработанных сотрудником. Данная информация отражается в табеле учёта рабочего времени. Какие виды бланков существуют, чем упрощенный табель отличается от электронного и как правильно их заполнять?

В бухгалтерской практике существует два вида документа, на основании которого производятся учёт отработанных часов — это формы Т12 и Т13. Они необходимы для исполнения требований Трудового Кодекса, а именно статьи 91. Она гласит, что фирма-работодатель должна вести учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение задач.

Упрощёнными называется бланк табеля учёта рабочего времени, заполняемый по форме Т12.

Многие полагают, что упрощенным он назван из-за небольшого количества требований к ведению и оформлению, по сравнению с Т13. Это утверждение верно, но отчасти. Основная разница в том, что «упрощенная» разновидность бланка заполняется вручную, в то время как вторая существует в электронном варианте, в специализированных системах учёта рабочего времени.

Юридически эти документы равноправны. Это регламентировано постановлением Госкомстата Российской Федерации. Поэтому организация самостоятельно выбирает, какой вид табеля учёта использовать.

Тем более что по объёму данных эти документы практически равнозначны. Также, в установленных законодательством случаях — при раздельном учете — допускается заполнять только первый раздел табеля по форме Т12.

Для чего нужен упрощенный вариант

Исходя из постановления Госкомстата, задачами ведения табеля Т12 являются:

  1. Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
  2. Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
  3. Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
  4. Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
  5. Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.

Нормами права не установлена ответственность за отсутствие в кадровом менеджменте практики ведения табеля учёта рабочего времени. При этом, подобная ситуация все равно является правонарушением и влечёт административное наказание. Размер штрафа регламентирован статьёй 5.27:

  • для должностных лиц размер варьируется от 1 до 5 тысяч рублей;
  • для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Правила заполнения формы Т12

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть:

  • руководитель;
  • кадровик;
  • специалист по учёту рабочего времени.

Назначается в зависимости от размера предприятия. Также, в зависимости от возможностей предприятия — финансовых и ресурсных, устанавливается количество документов учёта. В небольших организациях, как правило, разрабатывается один табель на всех, в то время как в крупных фирмах может быть по табелю на подразделение.

Существует 2 подхода к заполнению документа:

  • полное заполнение, когда учёт ведётся ежедневно;
  • частичное заполнение — когда отметка ставится лишь в случае прогула.

восстановить хронологию событий, при частичном заполнении, практически невозможно. Подобный способ допускается лишь в предприятиях, где численность сотрудников маленькая.

В целом, за ведение Т-12 отвечают 2 службы: кадры и бухгалтерия. Если в фирме учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций, ведётся раздельно, то раздел 1 табеля Т12 может использоваться как самостоятельный документ.

Графы с 1 по 17-ю заполняет руководитель или кадровики, а с 18 по 55-бухгалтерия.

Правила для заполнения формы стандартные:

  • вверху бланка необходимо указать реквизиту предприятия;
  • номер документу присваивается на основании правил делопроизводства;
  • датой составления обычно является последний день отёчного периода — времени, в течение которого учитываются данные. Обычно он равен 1 месяцу.

Что касается правил заполнения граф:

  • Заполняются в течение рабочего периода:
    • N1 — порядковый номер сотрудника;
    • N 2-3 — личные данные из трудовых карточек;
    • N 4 и 6 — отражается объём времени, которое сотрудник тратит на выполнение функций (код или количество часов). Или наоборот, факт не явки на работу. Если сотрудник опоздал — проставляется количество часов, которые присутствовал на рабочем месте.
    • N 5 и 7 — отражается объём затраченного времени за половину периода. В днях (верхняя ячейка) и часах (нижняя).

Стоит отметить, что указываются лишь часы, которые работник тратит на выполнение задач по официальной должности. Если в фирме имеется практика замещения временных вакансий или совмещение работы сразу по нескольким — такая информация в табеле не отражается.

Если основанием для приёма на работу является гражданско-правовой договор, имя исполнителя в табеле фигурировать не должно. Если отношения оформлены по совместительству – наоборот, должно быть указано в табеле.

  • Заполняются в конце рабочего периода:
    • N 8-9 — ячейка 8 является совокупным итогом 5 и 7 в днях, ячейка 9 — в часах.
    • N 15 — буквенное обозначение причины прогула. Причем таковым не может являться отсутствие на рабочем по причинам, которые были документально обоснованы (к примеру, с помощью листика о временной нетрудоспособности);
    • N 17 — информация о днях отдыха за весь отчётный период.

В зависимости от потребностей предприятия бланк табеля может быть усовершенствован, в том числе введены дополнительные графы, структурирован учёт. А тазу разработать собственные условные сокращения. Это актуально для предприятий, где ведётся посменная работа день/ночь, или сотрудники регулярно находясь в командировках.

Пример заполненного табеля представлен ниже:

По требованиям постановления Госкомстата документ разрабатывается в одном экземпляре. Подписывайся руководителем или специалистом, а также сотрудником отдела кадров и передаётся в финансовый отдел.

Некоторые сложности в ведении табеля

Основные сложности возникают, когда учёт рабочего времени ведётся по принципу суммирования.

Одна из них — утверждение порядка рабочих смен. К примеру, в году их размер равен нечетному количеству, а на основании графика необходимо, наоборот, утвердить четное.

В таком случае рекомендуется не прописывать периодичность во внутренних документах. Это позволит распределить смены, как требуется, и не выйти за установленный законодательством часовой норматив.

Однако принцип подобной организации труда предопределяет иной подход к учёту времени. Ведь здесь самим договором предполагается переработка — посменная и повахтенная работа.

В этом случае в табеле проставляется не количество часов, которые сотрудник затратил на выполнение функций, а стандартный рабочий день.

Дополнительная информация указывается в договоре. На ее сновании бухгалтером будет начисляться заработная плата.

Также особенности в ведении табеля учёта рабочего времени возникают на предприятии, где трудятся несовершеннолетние, инвалиды и другие защищённые группы населения. Здесь принцип учёта схож с предыдущим случаем.

Сверхурочная работа, выполняемая по вине работодателя, должна быть оплачена в двойном размере, а также законодательством строго определено максимально возможное рабочее время.

Поэтому рекомендуется вместо переработки распределить смены таким образом, чтобы получилась недоработка или же выработка всего времени. В таком случае фирма должна будет лишь выплатить за эти дни среднюю заработную плату. А если учесть, что их количество обычно варьируется в пределах 5-или дней, это не приведёт к серьезным финансовым потерям.

В данном видео содержится дополнительная информация о том, как правильно вести табель учета рабочего времени.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/uproshhenny-tabel.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.